Pedidos de abertura de pregão – Material de Consumo e Permanente

PEDIDOS DE ABERTURA DE PREGÕES

  1. CALENDÁRIO DE COMPRAS  2019
  2. DOCUMENTOS DA DEMANDA
  3. DETALHAMENTO DOS ITENS
    1. Informações sobre o Detalhamento
    2. Instruções para realização do Detalhamento
  4. PESQUISA DE PREÇO
    1. Introdução sobre a Pesquisa de Preço
    2. Pesquisa no Painel de Preços
      1. Análise dos resultados
      2. Finalizando a Pesquisa  no Painel – Três resultados no Painel de preços
    3. Pesquisa em outras fontes – Menos de três resultados no Painel de preços
    4. Responsabilidade pela Pesquisa de Preço

 

 

1 – CALENDÁRIO DE COMPRAS  2019
2 – ENCAMINHAMENTO DA DEMANDA

Os Chefes de Departamento e Coordenadores de Curso Graduação e Pós-Graduação deverão realizar um Planejamento Anual, com todas as necessidades, buscando viabilizar as atividades acadêmicas para o ano seguinte. É necessária a participação dos Chefes e Coordenadores analisando as demandas de seus colegiados e secretarias e estabelecendo prioridades, pois são os responsáveis pela consolidação dos pedidos.

Os seguintes documentos deverão ser encaminhados para financeiro.cce@contato.ufsc.br, até o data limite estipulada pelo calendário de compras do CCE:

1. Memorando para abertura de processo de compra endereçado ao Pró-Reitor de Administração.

2. Pesquisa de preços do portal Painel de Preços

3. Formulário de Equipe de Apoio devidamente preenchido. Normalmente é composta por servidores do setor demandante que tenham realizado a pesquisa de preços. Indicar no campo OBJETO os itens aos quais a equipe responde.

4. Declaração de não-direcionamento de marca assinada pela equipe de apoio. Indicar os itens aos quais a equipe responde no campo OBJETO da Licitação. Não é necessário preencher.

5. Relatório de Pesquisa de Preços

6. Planilha de Demandas e Fornecedores

 

Observação:

a) Os setores SEMPRE enviarão um Memorando e uma Planilha de Demandas e Fornecedores por etapa.

b) O número de documentos da Pesquisa de Preço dependerá do número de itens da demanda.

c) Pode haver mais de uma Indicação de Equipe de Apoio, Declaração de não-direcionamento de Marca e Relatório de Pesquisas de Preços, a depender da quantidade de pessoas envolvidas na Pesquisa de Preço do setor.

d) É necessária a identificação adequada dos documentos.

d) Outros documentos ou retificações podem ser solicitadas aos setores.

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3. DETALHAMENTO DOS ITENS

 

Informações sobre o Detalhamento

 

O detalhamento do material a ser adquirido é o passo mais importante do pedido, junto com a Pesquisa de Preço, e a que exige maior atenção aos detalhes. A regra é não direcionar marcas, como no exemplo da Figura 1, entretanto, é necessário especificar de maneira suficientemente detalhada para que não vençam itens de desinteresse à administração pública. Há de se tomar cuidado, também, para que o detalhamento não seja restritivo a ponto de inviabilizar propostas, acarretando no desperdício de tempo e recursos da instituição, além da não disponibilidade do material para o fim desejado para as atividades acadêmicas e administrativas.

 

Instruções para realização do Detalhamento

 

O DCOM indica a utilização da “Técnica do Mínimo Múltiplo Comum”. Consiste em buscar as especificações de três produtos de marcas diferentes que atenderiam perfeitamente à necessidade. Então, se deve selecionar as características menos restritivas para as especificações. Na Figura 2 temos a especificação de um Purificador de Água. Raciocinando de acordo com a técnica, poderíamos pensar que pelo menos um dos três modelos pesquisados possuía um reservatório de água gelada de 2l, os outros dois poderiam ter um reservatório maior. Esta técnica propicia a participação de maior número de fornecedores, aumentando a competição e tendendo a uma aquisição mais vantajosa à administração. Importante lembrar que o detalhamento não deve modificar ou contradizer alguma informação da catalogação.

Como se observa, pode-se colocar o modelo de referência que é ilustrativo para a equipe do pregão, considerando que não conhecem necessariamente todos os itens que estão sendo licitados.

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4. PESQUISA DE PREÇOS

 

Introdução sobre a Pesquisa de Preços

 

A obtenção dos Preços de Referência (Pesquisa de Preços) é regida pela Instrução Normativa nº5 de 27 de julho de 2014, alterada em 2017 pela Instrução Normativa nº 3, de 20 de abril de 2017. Torna-se obrigatório que a Pesquisa de Preços se dê por, no mínimo, três resultados de materiais equivalentes aos demandados no portal paineldeprecos.planejamento.gov.br. Anteriormente à normativa, a pesquisa se concretizava, principalmente, através da obtenção de orçamentos diretamente com fornecedores. Com este novo sistema, caso a pesquisa tenha sido exitosa no Painel de Preços, ela se concretiza com um simples arquivo PDF (Relatório Resumido) gerado no sistema.

O guia Manual do Painel de Preços é bastante detalhado e pode ser útil a quem utiliza o portal.

 

 

Pesquisa no Painel de Preços

 

Ao entrar no portal, escolha o botão de Materiais (Figura 1), então, na próxima tela, os filtros que usará para a pesquisa. Em geral usa-se pelo menos a Descrição do Material e a Unidade de Fornecimento (Figuras 2 e 3). O Ano da Compra e o Período da Compra são bastante úteis.

Ao clicar em Avançar Análise, pode-se filtrar os valores dentro do gráfico com a ferramenta de Seleção de Laço, quantas vezes for necessário, considerando os valores e quantitativos mais aproximados da realidade da futura contratação. Ao clicar no “lacinho” (círculo da Figura 4), é possível circular os resultados no gráfico que se enquadram melhor com o perfil da nossa aquisição. Clicando em cima dos pontinhos azuis, podemos retirar ou adicionar à nossa seleção.

Em seguida, ao clicar em Avançar Análise novamente, aparecerá uma tela com os resultados da pesquisa.

 

 

Análise dos resultados

É necessária análise crítica dos preços obtidos no Painel de Preços, excluindo os preços não sejam inexequíveis (baixos, fora dos praticados pelo mercado) ou excessivamente elevados. Ainda, deve-se atentar para a data das aquisições, para preços do Painel de Preços, não ser anterior a um ano e três meses para compras na modalidade Pregão e para 90 dias nas modalidades Dispensa ou Inexigibilidade. Faz-se importante, também, estar seguro que os preços selecionados na pesquisa correspondem ao material desejado. Caso queira checar estas informações mais detalhadas, pode-se acessar o edital e verificar o detalhamento do item. Este acesso pode ser uma maneira de obter exemplos de detalhamentos, entretanto, de qualquer forma, é necessário avaliar as informações de maneira bastante criteriosa antes de utilizá-las eventualmente para compor o detalhamento do item que se deseja licitar. Caso a compra tenha sido feita por Dispensa ou Inexigibilidade, esta opção não estará disponível.

Para ter esse acesso, deve-se clicar no ‘olhinho’ da Figura 5, o que disponibilizará informações mais detalhadas sobre aquela compra, conforme a Figura 6.

Então, clicar em Edital (Figura 6), abrindo uma tela para que seja baixado o edital. Caso se julgue algum resultado não adequado para a Pesquisa de Preço, basta exclui-lo, clicando no ‘X Vermelho’ (Figura 5, B).

Os valores da pesquisa não podem ser discrepantes, com diferença de mais de 100%, entre um e outro. Por exemplo, se queremos adquirir Quadros Brancos e, entre os valores encontrados, o mais baixo é de R$300,00 e o mais alto é R$900,00, os dois não poderão constar na mesma pesquisa porque o segundo valor é 200% maior que o primeiro. Um deles precisará ser excluído. A escolha fica a critério de quem está fazendo a pesquisa, não necessariamente o maior valor deve ser excluído, depende do rol de valores intermediários e da compatibilidade dos valores com os praticados pelo mercado. Neste caso, considerando que o menor valor encontrado foi R$300,00 e queremos mantê-lo, o maior valor que poderia compor nossa pesquisa seria 599,99, pois um valor de R$600,00 seria duas vezes o primeiro (100% maior).

 

 

Finalizando a Pesquisa  no Painel – Três resultados no Painel de Preços

 

 

Caso a pesquisa tenha três ou mais resultados satisfatórios, após a análise crítica, deve-se clicar em Gerar Relatório Resumido, conforme botão da Figura 5. Em seguida, exportar em PDF (Figura 7). Com a utilização do Painel de Preços, diferentemente de como era em anos anteriores, não se necessita mais buscar orçamentos direto de fornecedores, caso três tenham sido encontrados. Assim, a pesquisa de preços está pronta e o único documento a ser anexado ao processo, para cada item, será o Relatório Resumido em PDF.

 

 

Pesquisa em outras fontes – Menos de três resultados no Painel de Preços

 

Havendo pelo menos um resultados, precisamos Exportar em PDF o Relatório Resumido e  Relatório Detalhado (Figura 5) e salvar. O Relatório detalhado será importante para a obtenção do CNPJ e Razão Social do fornecedor. Mostrando-se inviável a obtenção de três resultados, devemos consegui-los em sites na internet ou com o fornecedor. Entretanto, ao buscar os valores fora do Painel de Preços, deve-se fazer um relato de como foi feita a pesquisa e justificando por que não foi possível obter os resultados dentro do Painel. Este relato será necessário para o preenchimento do Relatório de Pesquisa de Preço.

Os orçamentos devem possuir: data, CNPJ, Razão Social, descrição do objeto, preço (sem frete), data de emissão.  Neste documento, encontramos orientações mais detalhadas para pesquisas diretamente com o mercado. Ao solicitar orçamentos a fornecedores, é importante anotar até mesmo as negativas para serem relatadas no Relatório de Pesquisa de Preço.

2.1. Pesquisa na internet

Os valores de referência em sites devem ser impressos em PDF no navegador Mozilla Firefox, assim, conterão o CNPJ, Razão Social, hora/data. Deve-se conferir se estas informações estão no PDF impresso, se os preços estão em Real (R$) e considerados inteiros, ou seja, sem descontos ou promoções, além de constar no estoque.

Os preços não podem ser retirados de sites de leilão ou intermediação, como OLX, Mercado Livre, ou sites estrangeiros.

2.2. Orçamentos diretamente com o fornecedor

Os orçamentos diretamente com fornecedores, além de todos os dados do orçamento, devem estar assinados pelo responsável e dirigidos à UFSC. Caso o orçamento tenha sido solicitado por e-mail, deve-se anexar a conversa por e-mail, lembrando que é necessária a identificação do responsável pela proposta. Os orçamentos devem ser de fornecedores distintos e desvinculados (excluindo-se os de empresas de mesmo dono, grupo ou composição societária).

 

 

Responsabilidade pela Pesquisa de Preço

 

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